关于印发
《山东化工职业学院档案管理办法》的通知
各院（部）、各处室：
《山东化工职业学院档案管理办法》已经学校研究通过，现予以印发，请各单位认真学习,并结合工作实际贯彻落实。
山东化工职业学院
2022年5月30日
山东化工职业学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员配备、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章 机构设置与人员配备
第四条 学校综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。
综合档案室的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）开展档案的开放和利用工作；
（六）开展学校档案工作人员的业务培训；
第五条 综合档案室须配备1-2名档案管理员。档案工作队伍是由各单位（部门）专兼职档案员组成。
第六条 档案管理员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第七条 档案管理员实行专业技术职务聘任制度，享受专业技术人员职称聘评待遇。
第八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案管理员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第九条 综合档案室应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十条 综合档案室应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围（详见附件3）：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学生的录取新生名册、学年成绩单、奖惩记录、毕业生登记表等，具体要求按《山东化工职业学院学生档案管理办法》（山化院发﹝2022﹞4号）执行。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
（五）科研类：主要是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
（六）基本建设类：主要是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。
（十一）财会类：主要包括学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
（十二）重大活动类：主要是指学校举行的重大活动中形成的文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料，录音、录像、照片资料，有纪念意义的标志性实物，获得的各种荣誉牌匾、锦旗、证书等，以及其他具有保存价值的资料。
（十三）特殊载体类：主要是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体（目前主要用光盘），依靠数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件以及与学校相关的奖杯、奖牌、纪念品等实物。
第十一条 各部门、单位专（兼）职档案员应当按照归档要求（详见附件1），组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录（详见附件4），交本部门、单位专兼职档案员检查合格后向学校综合档案室移交。
第十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十三条 每年初，综合档案室制定交档时间表，发布立卷通知，各部门、单位按规定时间向综合档案室移交档案，按程序办理移交手续。档案材料归档时间为：
（一）党政部门和可以按年度归档的部门在次学年6月底前归档。
（二）教学部门和可以按教学年度归档的部门应在次学年寒假前归档。
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。
（四）基建类项目应当在项目完成后三个月内归档。
（五）重大活动类档案，在活动结束后一个月内归档。
（六）获得国家、省、市级表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，应在次年底移交综合档案室。
第十四条 综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十五条 综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条 综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条 学校形成的档案由综合档案室保管。在国家需要时，学校综合档案室应当提供所需的档案原件或复印件。
第十八条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十九条 综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十条 综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的使用与公布
第二十一条 综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制使用的。
第二十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明使用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
第二十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当先经综合档案室负责人批准。
如涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审查批准。
综合档案室一般不提供原件。需要复制档案的，必须由档案管理员办理。加盖学校档案机构公章的档案复印件，与原件具有同等效力。
第二十四条 档案管理员在接收借阅后归还的档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任，按规定处理。
第五章 档案的保密安全
第二十五条 档案管理员必须严格遵守《档案法》和《保密法》及学校各项保密制度，认真做好档案保密安全工作。
第二十六条 档案管理员必须严格执行档案查阅借阅制度，查阅档案时，必须按规定的范围查阅，超出范围的不得查阅。
第二十七条 任何人不得将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》之规定严肃处理。
第二十八条 档案管理员向查阅借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假。
第二十九条 档案库房明显处要有安全防火设备，禁止吸烟，严禁将易燃易爆和私人物品带入库房。
第三十条 非档案工作人员，未经允许不得进入档案库房。
第六章 条件保障
第三十一条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十二条 学校应当为综合档案室提供专用的、符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）的档案库房。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配备恒温、恒湿、防火、防有害气体等必要设施。
第三十三条 学校应当设立专项经费，为综合档案室配备档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第三十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰和奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的；
（六）从事专（兼）职档案工作满15年的。
第三十五条 有下列行为之一的，学校综合档案室应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）玩忽职守，构成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十六条 本办法由党政办公室负责解释。
第三十七条 本办法自印发之日起施行。
附件：1.《山东化工职业学院档案整理规则》
2.《山东化工职业学院档案归档分类及分工》
3.《山东化工职业学院档案归档范围和保管期限表》
4.《卷内文件目录》
